Réunions et congrès : exit le luxe et place aux économies

Normand Saint-Hilaire

Récemment, dans un chic hôtel de Montréal, les participants à une réunion d’entreprise ont été invités à emprunter la porte de côté. Les patrons voulaient éviter d’envoyer le mauvais message à leurs employés en les exposant à trop de luxe. En récession, comment leur demander un effort supplémentaire d’un côté et sembler se permettre des extravagances de l’autre?

Cette anecdote illustrera les propos que tiendra, vendredi, Béatrice Javaudin, présidente de Clientis, consultant en tourisme d’affaires, et conférencière principale de l’assemblée annuelle de l’Association des villes de congrès du Québec.

En prévision de sa présentation, Mme Javaudin a réalisé une enquête auprès de 113 planificatrices d’événements. Son point de vue revêt un intérêt particulier alors qu’on prévoit, au Québec comme ailleurs, une baisse du tourisme d’affaires.

Argent : Quelles sont les principales conclusions de votre étude auprès des planificatrices d’événements ?

Béatrice Javaudin : La crise économique changera la donne. Les congrès d’associations seront plus petits, tandis qu’il y aura moins de réunions d’entreprises.

Argent : Commençons par les associations. Qu’en est-il ?

Béatrice Javaudin : La participation aux congrès des associations se fait sur une base volontaire. Les participants doivent souvent payer de leur propre poche les frais d’inscription, le prix des activités, leurs déplacements et leur hébergement. Certains se font rembourser par leur employeur, mais ce n’est pas le cas de tous les participants. En période de crise, ces consommateurs ont tendance à restreindre leurs déboursés. Il y aura donc moins de participants aux congrès à venir. De plus petits congrès signifient moins de demande aux centres de congrès : moins de locations de salles secondaires pour les ateliers et des plénières qui se tiendront dans des salles moins grandes. Les petits centres de congrès vont en bénéficier.

Argent : Qu’est-ce que cela aura comme impact auprès des associations ?

Béatrice Javaudin : Cela commandera un recentrage vers des activités professionnelles plus attrayantes, pointues, solides et sexy pour attirer des membres. Pour diminuer leurs coûts de participation, ceux qui fréquenteront les événements à venir viendront moins souvent accompagnés. Généralement, lors des congrès il y a des programmes destinés aux conjoints accompagnateurs. Il faudra en prévoir moins. L’ensemble des activités d’un congrès devront aussi être raccourcies. En période de crise, le temps est un facteur de limitation. Or, souvent, les congrès comprennent aussi des activités touristiques organisées avant ou après la réunion elle-même. Il faut donc prévoir une diminution des activités comme celles-là, en marge des congrès. Cela aura sans doute un impact sur ceux qui offrent des services de loisirs.

Argent : Et à quels changements assisterons-nous dans les réunions d’entreprises ?

Béatrice Javaudin : Les entreprises organisent de plus petites réunions que les associations, mais elles se réunissent plus souvent. Or, on prévoit que les entreprises modèreront leurs besoins.

On constate aussi, depuis octobre, l’accélération rapide d’une tendance à faire ses réservations de salles de réunions et de chambres d’hôtels à la toute dernière minute. C’est comme si on tentait d’implanter le juste à temps dans le domaine des réunions et congrès…

Les gestionnaires d’entreprises n’osent plus engager des dépenses à long terme. Ils craignent les coupures.

Argent : Il y a fort à parier que les entreprises vont compter leurs sous…

Béatrice Javaudin : Elles chercheront à économiser et voudront le montrer. Par exemple, j’ai vu une compagnie annuler sa fête de Noël, en décembre. La compagnie n’a pas épargné à cause des pénalités prévues aux contrats avec les fournisseurs. Son but était de donner un exemple d’austérité.

Enfin, cette situation incite aussi les planificatrices d’événements à négocier plus dur. Elles exigent davantage pour un prix inférieur et sans que ça paraisse. Elles vont dire : « Nous avons un budget réduit cette année. Il faut que ça paraisse qu’on a sabré plein de choses, mais on en veut quand même pour notre argent. »

Argent : Votre conseil aux hôteliers ?

Béatrice Javaudin : Ils devraient éviter de dévaloriser leur offre. Ils peuvent toutefois tenter d’accommoder leurs clients, par exemple, en leur offrant des tarifs réduits en période morte. Les hôteliers préserveront ainsi leurs tarifs en période de pointe et leurs clients pourront montrer les économies réalisées en se réunissant en période creuse.